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中港合资的公司在北京注册十几年后，港方公司的股东董事结构发生变化，留在工商的签字人发生变化，所以需要将香港公司新的董事在工商局备案。根据公商局的要求需要将香港公司的主体资格进行公证。公证的文件有注册证书、商业登记证、周年申报表，还有香港公司变更董事的文件。如果香港公司的董事变更是在年审之前办理，则办理香港公司的注册证书、商业登记证和周年申报表就可以了；如果香港公司的董事变更在在年审之后办理的，需要公证的文件是注册证书、商业登记证、周年申报表和董事更改及任命的文件。办理公证完成后到北京的商务局、工商局、税务局、外管局办理备案。